Prof. Dr. Frank Thissen

Frank verwendet DEVONthink Pro Office zum:

  • Organisieren von Notizen
  • Aufschreiben neuer Ideen
  • Recherchieren

Frank Thissen lebt in Karlsruhe, Deutschland, und unterrichtet als Professor an der Hochschule der Medien in Stuttgart. Lesen Sie mehr über ihn auf seiner Webseite oder besuchen Sie die Hochschule der Medien im Internet:

Ein glücklicher Anwender seit dem April 17, 2012.

Die Stuttgarter Hochschule der Medien, an der Prof. Dr. Frank Thissen auf den Gebieten Mobiles Lernen und Elektronische Lernmedien forscht und lehrt. © HdM Stuttgart

Frank Thissen, Hochschuldozent

Prof. Dr. Frank Thissen kontaktierte unseren Kundendienst mit einer Reihe von Fragen zu unseren Produkten und wir fanden schließlich heraus, dass Frank an der Hochschule der Medien Stuttgart lehrt, an der Eric, unser Geschäftsführer, früher studierte. Die beiden haben sich nur um zwei Jahre knapp verpasst, sich aber seitdem schon mehrfach getroffen. Eric sprach im Mai 2013 an der HdM über seinen Lebenslauf, den Einsatz unserer Programme in Forschung und Lehre sowie darüber, wie man eine Softwarefirma gründet.

Frank, Sie arbeiten als Dozent an der Hochschule der Medien Stuttgart. Womit genau beschäftigen Sie sich in Ihrer wissenschaftlichen Arbeit?

Zur Zeit liegt der Schwerpunkt meiner Forschungen bei den Themen „Mobiles Lernen“ und „Elektronische Lernmedien“. Durch die rasante Verbreitung der Tablet-Computer und die Möglichkeiten, die damit verbunden sind, verändert sich zurzeit sehr viel in Schulen und Hochschulen. Ich vergleiche das immer mit der Erfindung des Buchdrucks, der den Umgang der Menschen mit Informationen und Wissen radikal verändert hat. Heute ist es möglich geworden, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf alle Informationen, die im Internet vorhanden sind, zuzugreifen. Gigantische Möglichkeiten, aber auch eine Überforderung für die Menschen. Und hier sind die Anforderungen an die Zukunft die Entwicklung von Informationskompetenz, die Gestaltung von elektronischen Lernmedien und die Nutzung virtueller Lernräume zum selbstgesteuerten Lernen.

Wie sieht dabei Ihr Workflow aus und welche Werkzeuge setzen Sie dafür ein?

Im Frühjahr 2012 bin ich auf den Mac umgestiegen und habe in diesem Zusammenhang meinen Workflow hinterfragt, nach neuen geeigneten Werkzeugen gesucht und mich mit dem Konzept des papierlosen Büros auseinandergesetzt. Die wichtigsten Werkzeuge sind für mich neben dem Fujitsu ScanSnap S1500 als Dokumentenscanner die Programme OmniFocus für meine Aufgabenliste, Sente für die Literaturverwaltung, Scrivener zum Schreiben, Circus Ponies Notebook für kurze Notizen unterwegs, DEVONagent Pro für meine Recherchen und vor allem DEVONthink Pro Office als zentrales Archiv.

Welche Arten von Daten organisieren Sie mit DEVONthink? Und welche Datenmengen fallen dabei an?

Wo ich früher mühsam in Aktenordnern nach Unterlagen, in E-Mail-Archiven und auf meinen Festplatten nach Dateien gesucht hatte, finde ich heute das gewünschte meist innerhalb weniger Sekunden. DEVONthink ist sehr leistungsfähiges, man muss es sich aber erst erschließen, um es optimal zu nutzen. Anfangs habe ich einfach meine PDFs und Word-Dokumente in DEVONthink abgelegt, heute kommen alle Daten wie E-Mail, gescannte Papiere, Notizen, Fotos usw. in meine Datenbanken. Ich tagge sie, versehe die wichtigsten mit Flaggen und Etiketten und repliziere sie dann in die passenden Gruppen.

Je länger ich das Werkzeug nutze, umso eleganter wird mein Workflow. So gibt es beispielsweise eine intelligente Gruppe, die diejenigen Dokumente enthält, an denen ich gerade arbeite. Die Dokumente liegen aber in anderen Ordnern und werden hier nur noch einmal durch Tags und Etiketten zusammengestellt. Auch die Benennung der Dateien habe ich weitestgehend automatisiert. Dabei hilft mir das Programm Hazel, das die Namen automatisch ändert und zum Beispiel das Erstellungsdatum vor den eigentlichen Dateinamen stellt.

Wie strukturieren Sie Ihre Daten? Wie sieht Ihre Struktur im groben aus?

Ich habe mehrere Datenbanken, zum Beispiel eine für privates, eine für Themen, an denen ich gerade arbeite und eine für alles, was mit der Hochschule und der Organisation des Studiengangs zu tun hat. Innerhalb dieser Datenbanken habe ich eine hierarchische Struktur aufgebaut, die ich durch intelligente Gruppen ergänze. Sollte es irgendein Thema geben, an dem ich noch arbeiten muss, bekommt dieses Dokument ein Fähnchen und eine intelligente Gruppe zeigt mir alle Dokumente mit Flaggen an, also die Dinge, die ich noch erledigen muss.

Auch das Replizieren von Dokumenten hilft mir sehr. So habe ich beispielsweise in meiner thematischen Datenbank auch alle Seminarunterlagen abgelegt und bilde in einer anderen Gruppe die einzelnen Lehrveranstaltungen des kommenden Semesters ab. Wenn ich nun Filme oder Folien zeigen möchte, repliziere ich diese aus den jeweiligen thematischen Gruppen hinein in die Gruppe für die jeweilige Lehrveranstaltung. Verändere ich nun etwas, passiert dies automatisch auch in allen anderen Gruppen.

Wie organisierten Sie sich, bevor Sie DEVONthink für sich entdeckten?

Viel Papier, Regale voller Aktenordner, unübersichtliche Festplatten-Archive, Outlook, Zettelkästen — Sie ahnen schon, was ich meine! Heute habe ich viel mehr Platz im Regal, weil ich alle Ordner eingescannt und danach weggeworfen habe. Nur noch wichtige Dokumente gibt es bei mir auf Papier. Indem ich dieses äußerliche Chaos sortiert und über Workflows in Bahnen gelenkt habe, hat sich auch meine Arbeit und mein Denken stärker strukturiert und ich kann effektiver arbeiten.

Welche Funktionen von DEVONthink schätzen Sie am meisten und warum?

Dass ich fast alle Dokumente in DEVONthink direkt ansehen kann, ist sehr hilfreich. Auch das Browser-Plugin („Clip to DEVONthink“, Anm. der Red.), mit dem ich schnell Webseiten archivieren kann, kommt fast täglich zum Einsatz. Und die eingebaute „Intelligenz“ hilft mir, rasch die wichtigen Dokumente zu finden.

Was mögen Sie nicht? Was vermissen Sie am meisten?

Ich habe gelernt, durch Fähnchen, Etiketten und Tags meine Dokumente sehr vielseitig zu markieren. Manchmal fehlt mir noch eine Auszeichnung, wie ich sie von Lightroom oder iTunes kenne: die Sterne, die eine Beliebtheit oder Bedeutung anzeigen. Das wäre eine weitere Möglichkeit, obwohl man das ja auch durch Etiketten darstellen könnte.

Und zum Schluss: Hätten Sie noch ein paar Tipps, die Sie gerne mit anderen Benutzern teilen möchten?

Erstanwender sollten zunächst mit einem kleinen Bereich beginnen und DEVONthink erst einmal kennenlernen. Erst wenn der Workflow klar ist, würde ich in die Breite gehen. Auch die regelmäßige Sicherung der Daten ist extrem wichtig, denn je mehr man in DEVONthink zusammengetragen hat und an anderer Stelle löscht, desto wichtigere ist die Sicherung dieser wichtigen Daten. TimeMachine sichert bei mir kontinuierlich, zusätzlich kopiere ich meine Datenbanken aber auch noch auf eine externe Festplatte. Bei vier externen Platten habe ich immer noch den Stand der letzten vier Wochen parat.

Universitäten halten sich stets neutral. Woher kommt dieses offene Bekenntnis zu DEVONthink und DEVONagent?

Das hat mehrere Gründe. Zum einen hat der Geschäftsführer von DEVONtechnologies an unserer Hochschule studiert, und ich finde es sehr spannend, was aus unseren Absolventen so alles werden kann. Außerdem hat mir DEVONthink als Werkzeug meinen Alltag an der Hochschule massiv erleichtert. Diese Erfahrung möchte ich gerne mit anderen Wissenschaftlern teilen. Es geht mir also nicht um Produktwerbung, sondern darum, einen Workflow und das dazu gehörige Werkzeug, dass ich persönlich als sehr hilfreich erlebt habe, anderen vorzustellen, die vielleicht ähnliche Anforderungen haben.