Wie Sie eine Datenbank verschlüsseln

Als wir DEVONthink 3 veröffentlichten, gaben wir ihm die Möglichkeit mit, sichere, verschlüsselte Datenbanken zu erstellen. Wir erklären Ihnen, wie Sie eine nicht verschlüsselte Datenbank in eine verschlüsselte konvertieren.

Dieser Prozess setzt zwingend voraus, dass Sie die Datenbank synchronisieren. Sie können hierzu einen beliebigen Sync-Speicherort verwenden, etwa einen, über den Sie sowieso schon synchronisieren. Noch besser ist ein lokaler Speicherort. Er ist schnell und es gibt garantiert keine Netzwerk-Probleme. Falls der verfügbare Speicherplatz ein Faktor ist, können Sie ihn auch auf einer externen Festplatte anlegen.

Des Weiteren ist es eine gute Idee, die entsprechenden Abschnitte in der Hilfe oder den Tutorials noch einmal durchzulesen: Help > Tutorials > Use Encryption oder Getting Started > Building Your Database > Encrypted Databases in der integrierten Hilfe bzw. dem herunterladbaren Handbuch. Dies erklärt auch noch einmal, warum verschlüsselte Datenbanken eine explizite Größe haben.

1. Prüfen Sie die Datenbank mit Ablage > Datenbank überprüfen & reparieren und stellen Sie sicher, dass sie in Ordnung ist, bevor Sie fortfahren. Schauen Sie in Fenster > Protokoll nach Fehlern und erledigen Sie eventuell noch ausstehende Wartungsarbeiten.
2. Wählen Sie Ablage > Datenbank-Eigenschaften und notieren Sie sich die Größe der Datenbank, die am unteren Ende des Popovers angegeben ist. Diese Information wird später sehr wichtig.
3. Synchronisieren Sie die Datenbank.
4. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, wählen Sie die Datenbank in der Seitenleiste. Wählen Sie Ablage > Datenbank löschen, setzen Sie das Häkchen zur Bestätigung und löschen Sie die Datenbank. Sie wird in den Papierkorb verschoben. (Und ja, dies ist richtig.)
5. Gehen Sie zurück zum Sync-Speicherort in den Einstellungen. Die Datenbank sollte dort nun unter Entfernt aufgelistet sein.
6. Klicken Sie die Datenbank mit der rechten Maustaste beziehungsweise mit gedrückt gehaltener Control-Taste an. Wählen Sie Verschlüsselte Datenbank importieren.
7. Wählen Sie einen Ort, um die Datenbank zu speichern, idealerweise der Ordner Datenbanken in Ihrem Heimatverzeichnis. Dann…
   • Geben Sie den gewünschten Schlüssel ein.
   • Stellen Sie die erwartete maximale Größe der Datenbank ein. Hier kommt der in Schritt 2 notierte Wert ins Spiel sowie zusätzlicher Platz, so dass die Datenbank noch weiter wachsen kann.
   • Der Name sollte automatisch richtig vorgegeben sein.
8. Klicken Sie auf Speichern und DEVONthink erstellt Ihre verschlüsselte Datenbank.
9. Falls Sie einen lokalen Speicherort benutzt haben und ihn nicht mehr benötigen, z. B. weil Sie Ihre Datenbanken auf anderem Weg synchronisieren, können Sie ihn nur aus den _Sync_Einstellungen entfernen.

Dieser etwas kompliziert anmutende Ablauf hat den Vorteil, dass sich Verweise oder Metadaten wie etwa das Erstellungsdatum der Objekte in der Datenbank nicht ändern. Es gibt auch keine Unterbrechungen bei der Synchronisierung. Sie haben nun eine saubere, sicher verschlüsselte Version Ihrer Datenbank!

Weitere Hinweise:

• Wir empfehlen, verschlüsselte Datenbanken nur zu verwenden, wenn Sie diese zusätzliche Sicherheit wirklich benötigen.
• Sie müssen sich den Schlüssel für die Datenbank zwingend merken oder am besten aufschreiben. Wen Sie ihn vergessen oder ihn nicht mehr finden können, bleiben Ihre Daten für immer weggeschlossen. Sicher meint hier wirklich sicher.