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Wie Sie Erinnerungen nutzen
Sie können Aufgaben in DEVONthink interaktiv oder automatisch im Hintergrund erledigen lassen. Sowohl intelligente Regeln als auch Erinnerungen unterstützen Aktionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden. Die Auslöser der intelligenten Regeln laufen in festen Intervallen: minütlich, stündlich, täglich oder wöchentlich. Das eignet sich gut für Aufgaben, die innerhalb eines allgemeinen Zeitrahmens erledigt werden können, zum Beispiel „irgendwann morgen“. Wenn hingegen präzises Timing gefragt ist, sind Erinnerungen die bessere Wahl.
Für Erinnerungen legen Sie genaue Zeiten, Tage und klar definierte Wiederholungen fest. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Einmalig: löst eine Erinnerung nur einmal aus.
- Stündlich: läuft zu einer gewählten Uhrzeit und in einem einstellbaren Stundenintervall.
- Täglich: läuft zu einer gewählten Uhrzeit, mit einem konfigurierbaren Tagesintervall.
- Wöchentlich: wählen Sie Wochentage und Intervall (z. B. alle zwei Wochen).
- Monatlich: wählen Sie einen Kalendertag oder ein Vorkommen (z. B. den zweiten Donnerstag).
- Jährlich: wählen Sie Monate und Vorkommen.
Erinnerungen verfügen über weniger Aktionen als intelligente Regeln, unterstützen aber dennoch eine Reihe nützlicher Warnungen: einen Sound abspielen, eine E-Mail senden, ein Dokument öffnen oder ein Skript ausführen. Wenn Sie eine Automatisierung mit Skripten planen, finden Sie Beispiele und Details unter Automation > Reminder Scripts in der Hilfe. Sie fügen Dokumenten Einnerungen über den Inspektor Info > Annotationen & Erinnerungen hinzu.
Angenommen, Sie haben eine Arbeitszeiterfassung, die Sie jeden Freitag vor Feierabend öffnen müssen. Oder Sie möchten jeden Morgen um 9:30 Uhr einen Börsenbericht im Browser aufrufen. Vielleicht möchten Sie auch am letzten Sonntag jedes Monats eine Datenbank optimieren und archivieren? All diese Aufgaben können Sie mit Erinnerungen präzise planen.
Für umfangreichere, ereignisgesteuerte Automatisierungen, und Erinnerungen, wenn Sie eine genauere Zeitplanung benötigen, nutzen Sie intelligente Regeln. Wählen Sie die Option, die am besten dazu passt, wie genau Ihre Aufgabe geplant werden muss.
Achten Sie darauf, in den Einstellungen > Allgemein die Option Warnungen von Erinnerungen aktivieren zu aktivieren, da DEVONthink sonst keine Aktionen ausführen kann.