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So organisieren Sie E-Mails in DEVONthink
Mit der Pro- und Server-Edition von DEVONthink können Sie E-Mails in Ihre Datenbanken importieren und sie dort organisieren und archivieren. Dabei helfen Ihnen die Eigenschaften der E-Mails. Es lohnt es sich daher, zunächst den Unterschied zwischen ihnen klar zu machen.
- Autor: Der Name desjenigen, der die E-Mail gesendet hat.
- Von: Die E-Mail-Adresse des Senders.
- Empfänger: Der Name desjenigen, der die E-Mail empfangen hat.
- An: Die E-Mail-Adresse des Empfängers.
- Betreff: Die Betreffzeile der E-Mail.
Wenn Sie Tags nutzen möchten, um Ihre E-Mails zu organisieren, öffnen Sie Einstellungen > Dateien > Tags und aktivieren Sie Eigenschaften in Tags konvertieren. Importierte E-Mails erhalten alle in der Mail verfügbaren Eigenschaften als Tags, mit Ausnahme des Betreffs. Sie können die E-Mails nun anhand der Tags in Ihrer Datenbank ansehen und diese Tags für alle anderen Objekte in Ihrer Datenbank verwenden, z. B. um ein Projekt oder eine Rechnung mit bestimmten Lieferanten- oder Personennamen zu kennzeichnen.
Außerdem können Sie auch intelligente Gruppen (oder Regeln) erstellen, um E-Mails anhand bestimmte Eigenschaften zu organisieren. Nutzen Sie z. B. die Kriterien Art ist Email und Empfänger ist Darth Vader. Falls diese Person mehrere E-Mail-Adressen hat, können Sie die Suche verfeinern, indem Sie statt des Empfängers An ist skyw_anakin@empire.gov verwenden. Oder Sie werden noch spezifischer und fügen Betreff stimmt überein mit Tropfendes Waschbecken in Gefangenenblock AA-23, Ebene 5, Zelle 2187 hinzu.
Sie können auch eine intelligente Gruppe erstellen und dann verschiedene Befehle auf die übereinstimmenden E-Mails anwenden, darunter einordnen, Etikette hinzufügen, durch eine externe KI analysieren lassen und so weiter. Oder erstellen Sie eine intelligente Regel und verwenden Sie einen Ereignisauslöser wie Nach Import, um Ihre E-Mails automatisch zu verarbeiten.