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Wie Sie alle Dokumente von heute sehen

12. Juli 2022 — Jim Neumann, Aaron Volkmann
Bildschirmfoto, welches die intelligente Gruppe

Bei der Arbeit in DEVONthink benötigen Sie manchmal Dokumente aus verschiedenen Gruppen und unterschiedlichen Datenbanken gleichzeitig. Beim Öffnen, Schließen, Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten kann aber schon einmal der Überblick verloren gehen. Glücklicherweise können Ihnen intelligente Gruppen helfen, alle benötigten Dokumente an einem Ort zu behalten.

Im Hauptfenster von DEVONthink finden Sie in der Seitenleiste Navigation den Bereich Intelligente Gruppen. Diese Gruppen werden aus einer Reihe von Suchregeln definiert, die sich auf alle offenen Datenbanken beziehen können.

In den intelligenten Gruppen finden Sie die bereits vorgefertigte Gruppe Heute. Wenn Sie diese Gruppe anklicken, wird Ihnen eine Liste von Dokumenten angezeigt, die an diesem Tag bearbeitet worden sind. Dabei ist egal, wo sich diese Dokumente in Ihren Datenbanken befinden. Sie können direkt in der intelligenten Gruppe arbeiten oder Sie drücken ⌘R und gelangen so zum eigentlichen Ort des ausgewählten Dokuments.

Wenn Sie die Suchkriterien der intelligenten Gruppe bearbeiten möchten, doppelklicken Sie die Gruppe, um den Editor aufzurufen. Bestimmten Sie beliebig viele Kriterien, zum Beispiel Änderungsdatum ist heute oder Art ist Markdown. Sie können auch Variationen einer Gruppe erstellen, indem Sie einen Control-Klick auf die Gruppe machen und Duplizieren auswählen. Das Duplikat können Sie ganz nach Belieben anpassen und sich so beispielsweise eine intelligente Gruppe mit Dokumenten von gestern erstellen.

Noch ein zusätzlicher Tipp: Wenn Sie einen Control-Klick auf eine intelligente Gruppe machen, sehen Sie den Befehl Verweis kopieren. Das erstellt eine spezielle URL, mit der Sie auf die ganze Gruppe verlinken können. Manche Anwendungen unterstützen diese Verweise, zum Beispiel Quicksilver, Keyboard Maestro oder BetterTouchTool. Es gibt sogar Geräte, die mit solchen Verweisen arbeiten können, etwa das Stream Deck.