So erstellen Sie eine Datenbankvorlage

Manchmal werden wir gefragt, ob es die Möglichkeit gibt, eine Datenbank in DEVONthink zu kopieren, um die Kopie als neue Datenbank zu verwenden. Das Kopieren einer Datenbank im Finder sollte nicht gemacht werden und wird zu zukünftigen Problemen führen, wie wir hier bereits diskutiert haben. Sie können allerdings eine Vorlage aus einer Zusammenstellung von Objekten erstellen, um neue Datenbanken damit zu bestücken.

Öffnen Sie die Einstellungen von DEVONthink und deaktivieren Sie unter Allgemein > Oberfläche, dass Eingänge und Tags vereint werden. Das sorgt dafür, dass sie in der Objektliste jeder Datenbank angezeigt werden. Sie sehen gleich, wozu das dient.

Erzeugen Sie eine neue, temporäre Datenbank und erstellen Sie nach Belieben Objekte zum Wiederverwenden in der geklonten Datenbank. Diese Objekte könnten sein:

• Gruppen und Gruppen-Hierarchien
• Intelligente Gruppen
• Tags und verschachtelte Tags
• Bestimmte Dokumente, die Sie in den neuen Datenbanken haben möchten

Wenn Sie mit der Zusammenstellung zufrieden sind, markieren Sie alles — hierbei zahlt sich nun aus, dass Eingang und Tags in der Objektliste angezeigt werden — und wählen Sie Ablage > Exportieren > als Vorlage. Sichern Sie die Vorlage am vorgeschlagenen Speicherort und vergeben Sie einen Namen, z. B. Vorlage jährliches Archiv.

Erstellen Sie nun eine neue Datenbank. Wählen Sie Daten > Neu mit Vorlage und wählen Sie Ihre neue Vorlage. Die Objekte aus der Vorlage werden in die neue Datenbank eingefügt, so dass effektiv eine geklonte Datenbank entsteht, fertig zur Verwendung.

Als kleiner Hinweis: Sie können Platzhalter in den Objektnamen in Ihrer Vorlage verwenden. Erstellen Sie z. B. eine Gruppe mit dem Platzhalter %year%. Wenn Sie die Daten aus der Vorlage übernehmen, wird in den Namen gleich das aktuelle Jahr eingefügt.

Sie können übrigens in den Einstellungen das Vereinen von Eingängen und Tags wieder einstellen, nachdem Sie die Vorlage eingerichtet haben, falls Ihnen das lieber ist.