Wie Sie Dokumente versionieren

Manchmal möchten Sie vielleicht eine Kopie vom aktuellen Stand eines Dokuments machen, bevor Sie weitere Änderungen vornehmen. Sie müssen allerdings nicht händisch Duplikate erstellen und sich für diese Namen ausdenken, denn in DEVONthink gibt es eine intelligente Regel, um Versionen von Dokumenten zu erzeugen.

In der Seitenleiste Navigation finden Sie im Abschnitt Intelligente Regeln die Regel Version anlegen. Machen Sie einen Doppelklick auf die Regel, um sie zu bearbeiten. Sie werden sehen, dass die Regel Dokumente aus allen geöffneten Datenbanken berücksichtigt, sofern Sie nicht den Tag Automatic Version besitzen. Die intelligente Regel wird:

• Das Dokument duplizieren.
• Das Duplikat in der Gruppe Versions auf der obersten Ebene der Datenbank ablegen.
• Den Tag Automatic Version vergeben.
• Einen Zeitstempel zum Namen des Dokuments hinzufügen.
• Das Dokument als geschützt markieren, sodass es nicht aus Versehen aus dem Papierkorb gelöscht wird.

Um nun eine neue Version eines Dokument zu erzeugen, ziehen Sie das Dokument einfach auf die intelligente Regel in der Seitenleiste. Sie können auch einen weiteren Auslöser hinzufügen, um automatisch Versionen zu erzeugen. Klicken Sie dazu auf das Plus neben Folgende Aktionen durchführen und fügen Sie den Auslöser Vor Speichern oder Nach Speichern hinzu. Damit wird immer eine Kopie Ihres Dokuments erstellt, bevor oder nachdem Sie Änderungen vornehmen. Probieren Sie einmal beide Varianten aus, um herauszufinden, welche besser zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Bei Bedarf können Sie außerdem noch einige Dinge individuell einstellen:

• Wählen Sie bei Suchen in eine spezielle Datenbank oder Gruppe aus.
• Unter Ablegen können Sie bestimmen, wo die Kopien abgelegt werden. Fügen Sie z. B. im Pfad vor /Versions den Platzhalter Ort ein, um die Gruppe mit den Kopien (Versions) am selben Ort wie das Originaldokument abzulegen. Oder fügen Sie nach /Versions/ den Platzhalter Name ein, damit die Kopien in einer Untergruppe mit dem Namen des jeweiligen Dokuments abgelegt werden.
• Fügen Sie nach Belieben Metadaten hinzu, z. B. Etikett ändern, Wertung ändern, Benutzerdefinierte Metadaten ändern und so weiter.

Zu dieser intelligenten Regel gibt es das Gegenstück Obsolete Versionen entfernen. Machen Sie einen Doppelklick auf die Regel und definieren Sie einen Auslöser, um die Regel automatisch anzuwenden. Täglich oder Wöchentlich sind gängige Optionen.