Der Aufbau einer Datenbank ist Geschmacksache. Eine Datenbank kann je nach Verwendung sehr klein oder sehr groß sein. Kleinere, fokussiertere Datenbanken funktionieren im Allgemeinen besser, synchronisieren schneller und sind im Katastrophenfall sicherer (Vermeidung des Problems „Alle Eier in einem Korb“). Sie bieten Ihnen ausserdem die Möglichkeit, ungenutzte Datenbanken zu schließen, wenn Sie sie nicht verwenden.

DEVONthink importiert und speichert Dateien in ihren ursprünglichen Formaten. Es konvertiert nichts in irgendwelche proprietären Formate. So bleibt beispielsweise ein in DEVONthink importiertes PDF immer ein PDF.

Auch wenn Dateien intern in einer proprietären Ordnerstruktur gespeichert werden, bieten wir viele Optionen, um die Dateien jederezeit herauszubekommen. Dazu gehören einfaches Drag-and-Drop aus DEVONthink und der Befehl Ablage > Exportieren > Dateien und Ordner. Es ist auch möglich, auf die Interna eines Datenbankpakets zuzugreifen, um im Notfall Zugriff an Ihre Daten zu kommen. Aber bitte kontaktieren Sie unseren Kundendienst hierzu.

DEVONthink-Datenbanken sind nicht besonders anfällig für „Beschädigungen“, aber wie bei allen Dateien auf Ihrem Computer können Probleme auftreten. Wir empfehlen die regelmäßige Wartung Ihres Rechners und Ihrer Datenbanken, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

Für Ihre Datenbanken kann Werkzeuge > Überprüfen & Reparieren in regelmäßigem Zeitabstand sehr beruhigend sein. Wenn Sie Probleme haben, lesen Sie das Handbuch oder kontaktieren Sie unseren Kundendienst.

Die vorgeschlagene Größe einer DEVONthink-Datenbank wird eher in Worten gemessen als in Bytes. Sie können dies in Ablage > Datenbank-Eigenschaften für jede Datenbank einsehen. DEVONthink indiziert den Text von Dateien und speichert diesen in einem Index für jede Datenbank. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, wird ihr Index in den Speicher geladen, um schnelle Operationen zu ermöglichen. Je mehr eindeutige Wörter in den Indizes, desto mehr Arbeitsspeicher benötigt DEVONthink.

Im Allgemeinen kann ein moderner Rechner mit 8 GB RAM leicht eine Million eindeutige Wörter und 100.000 Artikel in der Datenbank verwalten.

DEVONthink hat keine eingebauten Backup-Funktionen. Über Ihre persönliche Backup-Strategie entscheiden Sie selbst. Aufgrund der Einfachheit von Apples Time Machine empfehlen wir, sie mit lokalen externen Laufwerken zu verwenden. Für ein Online-Backup können Sie einen Cloud-Backup-Dienst verwenden, der Snapshots sichert und keine kontinuierlichen Backups anfertigt. Arq ist ein solcher Dienst.

DEVONthink speichert Ihre Datenbanken dort, wo Sie diese ursprünglich erstellt haben. Wir empfehlen, einen Ordner in Ihrem Benutzerverzeichnis zu verwenden, etwa ~/Datenbanken, und sie nie in einen mit einem Cloud-Dienst synchronisierten Ordner zu legen. Sie können Ihre Datenbanken finden, indem Sie sie mit Spotlight wie folgt suchen:

kind:database dtBase2

Der globale Posteingang liegt in:

~/Library/Application Support/DEVONthink Pro 2/Inbox.dtBase2

Obwohl die Synchronisierung im Notfall zur Wiederherstellung einer Datenbank verwendet werden kann, sollte es nicht Ihre einzige Datensicherung sein. Die synchronisierten Daten sind in Stückchen unterteilte DEVONthink-spezifische Rohdaten. Damit sind sie nur für DEVONthink oder DEVONthink To Go lesbar. Ein sinnvolles Backup sollte unabhängig von einem Programm sein.