Der Aufbau einer Datenbank ist Geschmacksache. Eine Datenbank kann je nach Verwendung sehr klein oder sehr groß sein. Kleinere, fokussiertere Datenbanken funktionieren im Allgemeinen besser, synchronisieren schneller und sind im Katastrophenfall sicherer (Vermeidung des Problems „Alle Eier in einem Korb“). Sie bieten Ihnen ausserdem die Möglichkeit, ungenutzte Datenbanken zu schließen, wenn Sie sie nicht verwenden.

DEVONthink Pro und Server arbeiten mit jedem Scanner, der mit Apples Image Capture funktioniert (TWAIN unterstützt es nicht). Sie unterstützen außerdem die Integration mit Ricoh ScanSnap-Scannern über die ScanSnap-Manager- und ScanSnap-Home-Software.

Was die OCR betrifft, so verfügen DEVONthink Pro and Server über ein integriertes ABBYY Finereader, um die Texterkennung direkt in DEVONthink durchzuführen. Allerdings unterstützt auch die reguläre Edition von DEVONthink den Import von Dateien, die von Drittanwendungen bereits mit Texterkennung vorbereitet wurden.

Sie müssen die verschiedenen Editionen von DEVONthink nicht separat herunterladen. Es gibt nur ein Programmpaket mit dem Namen DEVONthink 3 im Finder.

Erst wenn Sie eine Lizenz für eine der Editionen gekauft und ins Programm eingegeben haben, aktiviert dieses den in der Edition enthaltenen Satz an Funktionen und deaktiviert den Rest. Sie können auf folgende Weisen prüfen, in welcher Edition Sie DEVONthink verwenden:

• Öffnen Sie das Fenster DEVONthink 3 > Über DEVONthink 3 und schauen Sie, was in der Zeile … registriert auf … steht.
• Klicken Sie auf Willkommen am unteren Rand von Hilfe > Support-Assistent.
• Schauen Sie durch die Menüs. Wenn beispielsweise der Befehl Daten > OCR mit einem blauen Stern markiert ist, dann verwenden Sie die Standard-Edition, denn OCR ist eine Funktion der Pro- oder Server-Editionen.

Das hängt wirklich davon ab, was sie tun wollen. DEVONthink verfügt über leistungsstarke Automatisierungsfunktionen. Diese ermöglichen es ihm, mit vielen anderen Anwendungen auf Ihrem Mac zu interagieren, insbesondere mit AppleScript-fähigen. Hazel und Keyboard Maestro sind zwei solche Anwendungen. Eine Suche im Netz oder in unserer Community kann Sie auf großartige Gedanken bringen!

Leider nein. macOS und iOS sind zwei Betriebssysteme für sehr verschiedene Gerätekategorien. Wo der Mac, z.B., Fenster, eine Menüleiste und vielfältige Möglichkeiten zur Integration bietet, legt iOS seinen Fokus auf Einfachheit und Apps im Vollbild. Daher können Mac-Programme nicht auf iOS laufen, da sie für andere Hardware und eine komplexere Bedienoberfläche geschrieben

Standardmäßig importiert DEVONthink Dateien, indem es diese in die Datenbank kopiert. Dadurch entsteht eine in sich geschlossene Datenbank. Diese lässt sich problemlos sichern oder als eine einzige Einheit transportieren. Es liegt an Ihnen, ob Sie die Originale löschen möchten. Viele Leute entscheiden sich dafür, die externen Kopien nicht aufzubewahren.

Alternativ können Sie auch externe Dateien und Ordner indizieren, was einfach Referenzen auf diese zu Ihren Datenbanken hinzufügt. In diesem Fall dürfen Sie die Dateien außerhalb von DEVONthink nicht verschieben oder löschen, da sonst die Referenzen zerstört werden.

Das geht leider nicht. DEVONthink erlaubt es nicht, dass mehr als eine Person gleichzeitig auf eine Datenbank zugreift.

DEVONthink folgt einem dezentralen Datenmodell, bei dem jeder Rechner eine lokale Kopie der Datenbank hat, diese aber mit einem für alle zugänglichen Ort synchronisiert. Die Zusammenarbeit durch Synchronisierung kann besondere Maßnahmen erfordern, wie z.B. ein gemeinsam genutztes Konto für einem Cloud-Dienst. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie unseren Kundendienst.

DEVONthink Server besitzt einen integrierten Webserver, mit dem Sie eine Datenbank in Ihrem Netzwerk gemeinsam nutzen können. Benutzer greifen über einen Webbrowser auf freigegebene Datenbanken zu, auch von Windows-PCs. Obwohl es nicht so funktional ist wie DEVONthink selbst, ist es speziell im Büroumfeld sehr nützlich. Genauere Informationen finden Sie in der integrierten Hilfe oder im Handbuch.

DEVONthink importiert und speichert Dateien in ihren ursprünglichen Formaten. Es konvertiert nichts in irgendwelche proprietären Formate. So bleibt beispielsweise ein in DEVONthink importiertes PDF immer ein PDF.

Auch wenn Dateien intern in einer proprietären Ordnerstruktur gespeichert werden, bieten wir viele Optionen, um die Dateien jederezeit herauszubekommen. Dazu gehören einfaches Drag-and-Drop aus DEVONthink und der Befehl Ablage > Exportieren > Dateien und Ordner. Es ist auch möglich, auf die Interna eines Datenbankpakets zuzugreifen, um im Notfall Zugriff an Ihre Daten zu kommen. Aber bitte kontaktieren Sie unseren Kundendienst hierzu.

DEVONthink-Datenbanken sind nicht besonders anfällig für „Beschädigungen“, aber wie bei allen Dateien auf Ihrem Computer können Probleme auftreten. Wir empfehlen die regelmäßige Wartung Ihres Rechners und Ihrer Datenbanken, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

Für Ihre Datenbanken kann Werkzeuge > Überprüfen & Reparieren in regelmäßigem Zeitabstand sehr beruhigend sein. Wenn Sie Probleme haben, lesen Sie das Handbuch oder kontaktieren Sie unseren Kundendienst.

Hinweis: Mit macOS Sonoma hat Apple Mail-Plug-Ins abgeschafft. Sie können aber weiterhin Nachrichten per Drag-and-Drop auf DEVONthink ziehen, die Importieren-Seitenleiste verwenden oder alle Nachrichten als MBOX-Datei speichern und diese dann nach DEVONthink importieren.

Wenn Apple sein Betriebssystem aktualisiert, kommt es manchmal zu der falschen Meldung, dass das Apple-Mail-Plugin von DEVONthink nicht kompatibel sei. Das passiert oft bei größeren Upgrades, z.B. von macOS Big Sur auf Monterey.

Als erstes sollten Sie versuchen, das Plugin über DEVONthink 3 > Add-Ons installieren neu zu installieren.

Falls das nicht funktioniert, versuchen Sie folgendes, um eine neue Installation des Plugins zu erhalten…

1. Beenden Sie Mail.
2. Beenden Sie DEVONthink 3.
3. Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie Vollzugriff auf Festplatte und alle Automatisierungsanforderungen für DEVONthink 3 in Systemeinstellungen > Sicherheit > Datenschutz.
4. Halten Sie im Finder die Optionstaste gedrückt und wählen Sie Gehe zu > Library.
5. Navigieren Sie in den Ordner Mail/Bundles und löschen Sie unsere .mailbundle-Datei.
6. Starten Sie DEVONthink 3 neu und installieren Sie über DEVONthink 3 > Add-Ons installieren das Mail-Plugin neu.
7. Starten Sie Mail neu und aktivieren Sie das Plugin über Einstellungen > Allgemein > Plugins verwalten.

Hinweis: Der Name unserer .mailbundle-Datei ist korrekt so wie er ist, auch wenn er für das aktuelle Betriebssystem falsch erscheinen mag.

Leider hat Apple in macOS Monterey etwas im Programm zum Betrachten der Hilfen geändert, was nun verhindert, dass die Links zum Ändern der Einstellungen funktionieren. Mit dem folgenden Workaround können Sie sie aber dennoch verwenden:

1. Öffnen Sie in DEVONthink die Hilfe mit Hilfe > DEVONthink 3 Hilfe und navigieren zu Documentation > Appendix > Hidden Preferences.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder mit gedrückt gehaltener Control-Taste den On- oder Off-Link der gewünschten Einstellung an und wählen dann Link kopieren.
3. Öffnen Sie Ihren Browser, z.B. Safari, und fügen den Link in die Adresszeile ein.
4. Drücken Sie die Eingabetaste und klicken dann OK, um den Link in DEVONthink zu öffnen.

Das Neue Outlook ist die neue Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook, das gleiche Programm in neuen Kleidern. Leider hat der Hersteller im gleichen Atemzug auch die Unterstützung für AppleScript entfernt, eine Technologie, die DEVONthink und andere Programme benötigen, um mit Outlook zu kommunizieren.

Um die E-Mail-Archivierung aus Outlook wieder zu ermöglichen, schalten Sie einfach die neue Oberfläche über Outlook > Neues Outlook wieder ab. Sie werden gefragt, warum Sie vom neuen Erscheinungsbild wechseln. Lassen Sie Microsoft gerne wissen, dass AppleScript der Grund ist.

Laut der Roadmap von Microsoft soll es in absehbarer Zeit wieder AppleScript-Unterstützung in Outlook geben.

Mit Version 10 hat Evernote wichtige Funktionen für die Kommunikation zwischen Programmen entfernt. Um den Menübefehl Ablage > Importieren > Notizen aus Evernote in DEVONthink nutzen zu können, müssen Sie die ältere Version von Evernote installieren. Sie finden mehr Informationen dazu hier: Alte Version von Evernote installieren.

Diese Warnung ist normal und DEVONthink zeigt sie in den folgenden Situationen an:

1. Nachdem DEVONthink außerplanmäßig beendet wurde, zum Beispiel bei einem Absturz oder durch erzwungenes Beenden. Dies ist der häufigste Fall.
2. Wenn Sie versuchen, eine Datenbank zu öffnen, die bereits von einer anderen Person verwendet wird. Dazu gehören auch Datenbanken, die in einem anderen Benutzerkonto auf dem gleichen Mac geöffnet sind. DEVONthink ist nicht für Mehrbenutzer-Betrieb gemacht.
3. Wenn Sie versuchen, mehrere Kopien einer Datenbank zu öffnen. Dies passiert üblicherweise, wenn Sie eine .dtBase2-Datei im Finder kopiert und umbenannt haben. Dies sollten Sie nicht tun.

Klicken Sie auf Fortfahren. DEVONthink wird die Datenbank überprüfen, um sicherzustellen, dass sie in Ordnung ist, und gegebenenfalls Probleme melden.

Für einen optimalen Betrieb sollten Sie den DEVONthink, DEVONagent Pro, DEVONsphere Express und EasyFind unter Systemeinstellungen > Sicherheit & Datenschutz > Datenschutz Festplattenvollzugriff geben. Das klingt bedrohlicher als es ist; unsere Programme arbeiten schon seit vielen Jahren sicher auf diese Weise.

Zum jetzigen Zeitpunkt sind folgende Bereiche dabei geschützt: Mail, Nachrichten, Safari, das Benutzerverzeichnis und Time Machine. Der Festplattenvollzugriff ermöglicht Interaktionen wie das Installieren des Plugins für Apple Mail, die Suche nach verfügbaren Festplatten in EasyFind oder das Importieren von Lesezeichen aus Safari nach DEVONagent Pro.

Wir können Ihnen die Antwort auf diese Frage nicht abnehmen, aber eventuell hilft Ihnen die folgende Zusammenfassung ein wenig weiter:

• Standard: Ein sehr leistungsfähiges Werkzeug für den täglichen persönlichen Gebrauch. Mehrere Datenbanken, Suche in der Datenbank und innerhalb von Dokumenten, auch Automatisierungsmöglichkeiten sind enthalten.
• Pro: Eine Weiterentwicklung der Standard-Edition mit Funktionen für Büroumgebungen und den akademischen Bereich. Benutzerdefinierte Metadaten, Volltextkonkordanz, Scannen mit OCR und E-Mail-Import sind nur einige der Funktionen, die Sie hier finden.
• Server: Aufbauend auf der Pro-Edition verfügt DEVONthink Server über einen integrierten Webserver, um Datenbanken in einem Netzwerk mit Benutzern auf anderen Plattformen oder anderen Mac-Benutzern gemeinsam zu nutzen. Diese Edition ist auf die Zusammenarbeit von mehreren Benutzern in Unternehmen und Gruppen ausgerichtet.

Sie finden eine Liste der Unterschiede zwischen Pro und Server und der Standard-Edition auf der Produktseite.

Um eines unserer Mac-Programme vollständig von Ihrem Rechner zu entfernen, lesen Sie bitte die integrierte Hilfe, Abschnitt Read me.

Die vorgeschlagene Größe einer DEVONthink-Datenbank wird eher in Worten gemessen als in Bytes. Sie können dies in Ablage > Datenbank-Eigenschaften für jede Datenbank einsehen. DEVONthink indiziert den Text von Dateien und speichert diesen in einem Index für jede Datenbank. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, wird ihr Index in den Speicher geladen, um schnelle Operationen zu ermöglichen. Je mehr eindeutige Wörter in den Indizes, desto mehr Arbeitsspeicher benötigt DEVONthink.

Im Allgemeinen kann ein moderner Rechner mit 8 GB RAM leicht eine Million eindeutige Wörter und 100.000 Artikel in der Datenbank verwalten.

Um mit DEVONthink im Team zu arbeiten, gibt es prinzipiell zwei Optionen mit ihren jeweils eigenen Vor- und Nachteilen:

1. Sie installieren DEVONthink auf jedem Mac in Ihrem Team und synchronisieren Ihre Datenbanken zwischen allen von ihnen, entweder direkt per Bonjour oder über einen Speicherort wie einen WebDAV-Server oder ein gemeinsam genutztes Dropbox-Konto. Vorteil: Sie können an jedem Arbeitsplatz den vollen Funktionsumfang von DEVONthink nutzen. Nachteile: Sie benötigen eine Lizenz mit der entsprechenden Anzahl an Arbeitsplätzen für alle Ihre Macs. Zudem liegen auf jedem am Sync teilnehmenden Mac Kopien der Datenbanken, die Speicherplatz benötigen. Alle Teilnehmer haben vollen Zugriff auf alle mit ihren synchronisierten Datenbanken.

2. Sie betreiben DEVONthink Server auf einem Mac, der die Datenbanken zur Verfügung stellt. Alle anderen Arbeitsplätze greifen über eine Web-Oberfläche auf die Datenbanken zu. Vorteile: Eine Benutzer- und Rechteverwaltung erlaubt es Ihnen, genau festzulegen, wer auf welche Daten wie zugreifen darf. Zudem ist die Anzahl an Rechnern, die mit der Web-Oberfläche arbeiten, nicht beschränkt und Sie können sich auch mit Windows- oder Linux-PCs per Web-Browser mit dem Server verbinden. Sie brauchen keine weiteren Arbeitsplätze zu Ihrer Lizenz hinzufügen. Nachteil: Die Web-Oberfläche bietet nur einen Teil des Funktionsumfangs von DEVONthink an.

DEVONthink Server ist das gleiche Programm wie die Standard- oder Pro-Edition, nur mit einer zusätzlichen Server-Komponente. Die Lizenz kommt ebenfalls mit zwei Arbeitsplätzen, so dass Sie sie auf bis zu zwei Macs installieren und verwenden können, wie die anderen Edition auch (Sie müssen die Server-Komponente nicht verwenden, wenn der Mac nicht als Server zum Einsatz kommt).

Leider arbeiten ScanSnap-Scanner nicht mit Apples Digitale Bilder und lassen sich nicht direkt von DEVONthink kontrollieren. Stattdessen erstellen Sie ein Profil in der ScanSnap-Home-Software, welches fertige Scans mit DEVONthink öffnet.

1. Öffnen Sie ScanSnap Home und gehen dort zu Einstellungen > Anwendung.
2. Klicken Sie Hinzufügen oder entfernen und fügen DEVONthink hinzu.
3. Wählen Sie ScanSnap Home > Scaneinstellungen und dann Profil > Profil hinzufügen.
4. Wählen Sie das Profil ScanSnap Home und …
   • ändern Sie den Namen des Profil auf, z. B., DEVONthink-Scans,
   • ändern Sie den Typ auf Mac (Scannen in Datei),
   • ändern Sie Senden an auf DEVONthink,
   • und justieren Sie alle weiteren Einstellungen so, wie Sie es benötigen.
5. Klicken Sie Hinzufügen, um das neue Profil zu erstellen.

Dies sendet neue Scans an DEVONthink. Alle Edition von DEVONthink können Scans entgegennehmen, aber nur die Pro- und Server-Edition wandeln Scans in durchsuchbare PDFs um (OCR). Alternativ können Sie jedoch selbstverständlich die Texterkennung von ScanSnap Home durchführen lassen.

Dies hängt vom jeweiligen Programm ab, da nicht alle Programme ihre Daten einfach teilen. Anwendungen mit Drag-and-Drop und umfangreichen Exportoptionen bieten mehr Potenzial für den Datenaustausch zwischen Programmen. DEVONthink enthält einige eingebaute Optionen im Menü Ablage > Importieren. Für spezielle Programme stöbern Sie in unserer Community oder kontaktieren unseren Kundendienst.

Mit macOS Sonoma hat Apple Mail-Plug-Ins abgeschafft und durch eine neue Erweiterungsarchitektur ersetzt. Leider sind die neuen Erweiterungen in ihrer Funktionalität eingeschränkter und erlauben uns nicht mehr, auf Ihre E-Mails so zuzugreifen, wie wir es für die Archivierung benötigen. Sie erlauben uns auch nicht mehr, eigene Befehle in Mail einzufügen. Eine künftige Version von DEVONthink könnte ausgefeiltere Möglichkeiten für die E-Mail-Archivierung bieten, die nicht auf ein Plug-In angewiesen sind.

Sie finden die Systemanforderungen für alle unsere Mac-Programme entweder auf der jeweiligen Produktseite oder auf der Herunterladen-Seite.

DEVONthink hat keine eingebauten Backup-Funktionen. Über Ihre persönliche Backup-Strategie entscheiden Sie selbst. Aufgrund der Einfachheit von Apples Time Machine empfehlen wir, sie mit lokalen externen Laufwerken zu verwenden. Für ein Online-Backup können Sie einen Cloud-Backup-Dienst verwenden, der Snapshots sichert und keine kontinuierlichen Backups anfertigt. Arq ist ein solcher Dienst.

Beim Start von DEVONsphere Express erscheint ein kleines Blatt im rechten Teil der Menüleiste. Klicken Sie darauf, um das Fenster anzuzeigen. DEVONsphere Express hält sich im Hintergrund und öffnet beim Start nicht automatisch ein Fenster.

DEVONthink speichert Ihre Datenbanken dort, wo Sie diese ursprünglich erstellt haben. Wir empfehlen, einen Ordner in Ihrem Benutzerverzeichnis zu verwenden, etwa ~/Datenbanken, und sie nie in einen mit einem Cloud-Dienst synchronisierten Ordner zu legen. Sie können Ihre Datenbanken finden, indem Sie sie mit Spotlight wie folgt suchen:

kind:database dtBase2

Der globale Posteingang liegt in:

~/Library/Application Support/DEVONthink Pro 2/Inbox.dtBase2